Cara
Menjadi Seorang Purchasing Handal
Dari yang sejauh
ini saya pelajari, tidak ada trik khusus untuk menjadi seorang Purchasing yang
handal. Rata-rata orang yang terjun cukup lama di dunia purchasing hanya
menyebutkan kekuatan komunikasi yang baik sebagai syarat utama untuk menjadi
seorang purchasing hebat. Di luar itu tentu banyak hal lain yang bisa dijadikan
pedoman bagi seorang newbie yang baru menggeluti dunia purchasing. Apa saja
hal-hal tersebut? Saya akan coba bahas satu per satu berdasarkan pengalaman dan
riset dengan orang-orang yang sudah ahli. Berikut daftarnya:
1.
Teliti
Tingkat ketelitian yang tinggi sangat dibutuhkan oleh seseorang yang
bekerja di dunia purchasing. Teliti diperlukan untuk mengetahui detail barang
yang dibutuhkan perusahaan. Jangan sampai ketika barang sudah sampai di gudang,
ternyata barang yang dipesan tidak sesuai dengan kebutuhan. Teliti juga
diperlukan untuk mengecek ketersedian barang di gudang, dan ketika memilih
vendor / supplier. Alangkah lebih baik kalau seorang purchasing memiliki
beberapa pilihan supplier terhadap satu jenis item. Fungsinya untuk memilih dan
memilah harga yang pantas untuk setiap satu detail item yang sama. Soal memilih
dan memilah akan dijelaskan di dalam point di bawah.
2.
Pandai memilih dan memilah
Seperti dijelaskan secara singkat di atas, pandai memilih dan
memilah harga barang yang sama dari beberapa vendor adalah mutlak diperlukan
bagi seorang purchasing. Mereka dituntut untuk dapat memilih harga terbaik yang
diajukan oleh vendor, dengan jaminan kualitas yang terbaik juga. Jangan sampai dapat
harga yang murah namun kualitasnya buruk. Hal ini justru akan memperburuk
proses produksi perusahaan dan memiliki dampak jauh ke depan. Kita juga harus
pandai menggali servis yang diberikan oleh vendor, bisa berupa keterangan untuk
kelebihan dan kekurangan untuk barang yang kita beli, dll. Karena tidak semua vendor
/ supplier dapat memberikan penjelasan yang baik terhadap apa yang kita
butuhkan.
3.
Pintar membangun relasi
Pintar membangun relasi juga dibutuhkan bagi seorang purchasing.
Data vendor harus terus dijaga dengan baik untuk dapat penawaran harga terbaik.
Tak jarang juga satu vendor memiliki rekanan vendor lain untuk barang yang kita
butuhkan. Bukalah relasi seluas-luasnya, baik terhadap vendor, terhadap rekan
seprofesi, atau terhadap rekan sejawat yang sudah kita kenal lama. Bisa jadi
dari merekalah kesempatan untuk memperbesar relasi atau daftar vendor kita
dapatkan.
4.
Tahu kualitas barang
Seorang purchasing juga dituntut untuk tahu kualitas barang. Ini
berkaitan dengan yang sudah saya jelaskan di atas. Sebagai purchasing, kita harus
pandai mencari barang dengan harga yang rendah mendapatkan barang yang
berkualitas tinggi karena percuma bila barang yang kita dapat dengan harga
rendah namun kualitasnya buruk. Relasi yang kita punya sangat berperan di dalam
point ini.
5.
Memahami sistem pembayaran
(Terms of Payment)
Biasanya, di setiap perusahaan bila ingin membeli barang, selalu
mencari sistem pembayaran yang lama atau dapat memberikan jangka waktu di dalam
pembayarannya. Karena bila sistem pembayarannya COD atau CBD maka perusahaan
tersebut akan mengalami permasalahan di dalam roda perputaran uangnya.
6.
Menjaga kepercayaan
Point-point
di atas sangat penting dimiliki seorang purchasing. Jika semuanya sudah dimiliki, maka point yang
terakhir adalah dapat menjaga kepercayaan terhadap atasan, storeman, bagian
auditor atau accounting, hingga kepada vendor. Kepercayaan tidak bisa dibeli,
maka ingat selalu untuk menjaga kepercayaan dari berbagai pihak demi
berjalannya proses pengadaan barang.
Demikian garis
besar cara menjadi seorang Purchasing yang handal. Tentunya akan banyak
kesan-kesan yang didapat dari pekerjaan sebagai purchasing, yang paling penting
kita harus bekerja secara optimal karena atasan kita sudah mempercayakan
pekerjaan tersebut kepada kita. Kuasai juga teknik komunikasi yang baik untuk
bernegosiasi dengan vendor untuk mendapatkan harga yang bagus ;)
